Nevyužitý softvér skrýva skrytý poklad a potenciál úspory nákladov

Mnohé spoločnosti sa snažia znižovať náklady, no prehliadajú hodnotu ukrytú v nevyužitých softvérových licenciách. S rastúcimi nákladmi na cloud a predplatné môžu tieto licencie uvoľniť rozpočet alebo znížiť budúce IT výdavky. To, čo sa často javí ako zastarané, je stále prevoditeľným aktívom so skutočnou finančnou hodnotou.

Dnes sa už sotva nájde spoločnosť, ktorá by sa zaobišla bez potreby hľadať úspory nákladov a zároveň si zabezpečiť prostriedky na ďalší rozvoj a investície. Málokto si však uvedomuje potenciál ukrytý v nevyužitých softvérových licenciách. Väčšie povedomie o tomto potenciáli by mohlo prospieť mnohým firmám, ide však o komplexnú problematiku. Preto sme sa rozhodli pripraviť celý seriál venovaný tejto téme.

V posledných rokoch sa väčšina firiem ocitla pod tlakom zásadných zmien, ktoré sú poháňané výraznými posunmi v dodávateľských a dopytových reťazcoch – či už spôsobených pandémiou, medzinárodnými konfliktmi, snahami o udržateľnosť, environmentálnu zodpovednosť a vyššiu efektivitu, alebo v neposlednom rade rastúcimi požiadavkami zákazníkov. Všetky tieto vplyvy ďalej zintenzívňujú a zrýchľujú už prevládajúce trendy robotizácie a digitalizácie, poháňané snahou o implementáciu Priemyslu 4.0.

Žiadny z vyššie uvedených trendov sa nedá implementovať bez podpory informačných a komunikačných technológií (IKT). Investície do tohto segmentu preto neustále rastú, čo je ďalej posilnené potrebou zabezpečiť ochranu pred kybernetickými hrozbami.

Pred časom istú mieru investičných úspor priniesol vzostup fenoménu známeho ako cloud. Z pohľadu dodávateľov softvéru to znamenalo väčšiu istotu opakovaných príjmov, keďže do nástupu tohto trendu museli opakovane presviedčať zákazníkov k nákupu nových verzií, zatiaľ čo používanie na báze predplatného im poskytuje takmer zaručený ročný príjem. Z pohľadu používateľov bol prechod na softvér ako službu (SaaS) – a v mnohých prípadoch stále je – výhodný. Nevyžaduje masívne počiatočné investície, je z účtovného hľadiska oveľa predvídateľnejší a umožňuje jednoduchšie prispôsobenie počtu licencií pri zmene veľkosti spoločnosti, či už rastom alebo zmenšením.

Čiastočne však v dôsledku vzostupu ďalšieho fenoménu, ktorý nazývame umelá inteligencia (AI), rastú aj náklady na budovanie dátových centier a súvisiacej infraštruktúry, vrátane energetickej infraštruktúry. Ruka v ruke s tým prichádza postupný, ale stabilný nárast cien online služieb. Mnohé spoločnosti si začínajú uvedomovať, že z dlhodobého hľadiska nemusia byť cloudové služby pre nich nákladovo efektívne. Inými slovami, náklady na softvér dodávaný ako služba už dávno presiahli celkovú investíciu, ktorá by bola potrebná pre on-premises („in-house“) softvér a hardvér, ktorý by bol dostatočný aj po mnohých rokoch. Pokračujúce platby za predplatné ich preto zbytočne zaťažujú. Ako však nájsť východisko?

Skrytý poklad sa skrýva v nevyužitom softvéri

Predovšetkým treba povedať, že tento článok – a seriál, ktorý bude nasledovať – nie je namierený proti cloudovým službám. Pre mnohé spoločnosti alebo špecifické oblasti ich prevádzky je cloud vynikajúcim nástrojom. Nepochybne ho ocenia startupy, ktoré vďaka nemu môžu oveľa ľahšie a rýchlejšie rásť, ako aj spoločnosti, ktoré často čelia výkyvom na trhu a musia reagovať úpravou stavu zamestnancov.

Tomuto pohľadu sa budeme podrobnejšie venovať neskôr, aby sme vám uľahčili orientáciu. Zatiaľ stačí konštatovať, že pre väčšinu spoločností je výhodný takzvaný hybridný model – to znamená, že je pre ne vhodnejšie vlastniť a prevádzkovať niektoré licencie, zatiaľ čo iné si prenajímať.

V každom prípade, aj spoločnosti, pre ktoré sa prechod na cloud jednoznačne vyplatil – a takých je mnoho – zvyčajne nevyriešili otázku, čo s ich pôvodnými licenciami. Podobne mnoho licencií leží ladom na nepoužívaných, pokazených alebo úplne vyradených počítačoch a serveroch. Mnoho licencií zostáva nevyužitých aj v dôsledku znižovania počtu zamestnancov. A úprimne, môžete s istotou povedať, že vaša spoločnosť nemá softvér, ktorý sa už nepoužíva, hoci je stále plne funkčný a iná spoločnosť by ho mohla ľahko používať ešte mnoho rokov? Väčšina spoločností netuší, aké percento takýchto licencií vlastní, aká hodnota je v nich ukrytá, ani kde presne sa táto hodnota nachádza.

Mnohé spoločnosti hľadajú spôsoby, ako znížiť náklady a zabezpečiť prostriedky na potrebné investície, pričom často prehliadajú potenciál ukrytý v ich nevyužitých softvérových licenciách. Hovoríme konkrétne o takzvaných trvalých licenciách. Mnohé spoločnosti ich v minulosti zakúpili ako jednorazovú investíciu, no dnes ich už nepoužívajú, pretože prešli na modely predplatného alebo cloudové riešenia.

Jakub Šulák, zakladateľ a generálny riaditeľ spoločnosti Forscope

Podľa jeho odhadov predstavuje len v českom priemysle nevyužitý softvér hodnotu minimálne miliárd českých korún. Tieto licencie si stále zachovávajú svoju hodnotu a dajú sa predať. Typicky ide o aktuálne verzie softvéru alebo nanajvýš jednu či dve predchádzajúce generácie (napríklad Microsoft Office verzie 2024, 2021 a 2019). Prirodzene, to sa netýka licencií označených ako OEM (Original Equipment Manufacturer), ktoré sa predávajú za zvýhodnenú cenu spolu s hardvérom, sú považované za jeho neoddeliteľnú súčasť, a preto sú neprenosné. Z obchodného hľadiska sa tiež vo všeobecnosti neoplatí zaoberať sa štandardnými maloobchodnými licenciami (FPP – Full Packaged Product), pretože ich nemožno efektívne spravovať vo väčších organizáciách.

Z pohľadu softvérových brokerov – spoločností schopných nakúpiť nevyužitý softvér a ponúknuť ho tam, kde môže ešte dobre poslúžiť – sa hlavný potenciál skrytých finančných rezerv nachádza v produktoch od hlavných dodávateľov softvéru (tzv. Tier 1 alebo Level One vendors) ako sú Microsoft, VMware, Oracle, Autodesk alebo Adobe, kde existuje silný trh pre nákup aj predaj. Naopak, neoplatí sa im zameriavať sa na lokálne alebo príliš špecializované programy, ani na softvér, ktorý vyžaduje neustále aktualizácie (ako sú účtovné systémy), kde staršie verzie rýchlo strácajú relevantnosť.

Softvér od lokálnych dodávateľov alebo softvér s úzko špecifickými lokalizáciami sa ťažko predáva kvôli obmedzenému cieľovému trhu. V dôsledku toho je nepravdepodobné, že by broker bol ochotný kúpiť takéto produkty za atraktívnu cenu – ak vôbec.

Prekonanie bariér: mýty a realita predaja softvéru

Prečo teda spoločnosti nepredávajú svoj nevyužitý softvér? Existujú tri hlavné dôvody:

Mýtus o legalite

Najčastejšou obavou je, že predaj sekundárneho softvéru je nezákonný alebo v rozpore so zmluvami s hlavnými dodávateľmi. To je nesprávne. Európsky súdny dvor už pred rokmi rozhodol, že ďalší predaj sekundárnych licencií je legálny a zmluvné klauzuly, ktoré ho zakazujú, sú neplatné, pretože sú v rozpore so zákonom.

Právny základ pre túto prax stanovil Súdny dvor Európskej únie (SDEÚ) v prípade UsedSoft v. Oracle (C – 128/11), ktorý potvrdil, že softvér môže byť za určitých podmienok po jeho počiatočnom predaji ďalej predaný. Toto rozhodnutie platí priamo na celom trhu EÚ, vrátane českého a slovenského trhu, a poskytuje organizáciám právnu istotu, keď sa transakcie vykonávajú transparentne a s riadnou dokumentáciou.

„Dokonca aj Microsoft odstránil takéto klauzuly zo svojich zmlúv. Hoci sa môžu stále objavovať v starších zmluvách (8 – 10 rokov starých), nie sú právne vymáhateľné,“ dodáva Jakub Šulák k tomuto pretrvávajúcemu mýtu. Spoločnosti si často uchovávajú tieto zastarané informácie, čo im bráni v odomknutí potenciálu ich platných licencií.

Licenčný chaos

Ako už bolo spomenuté, mnohé spoločnosti sa tiež potýkajú s nedostatočným prehľadom o svojich vlastných licenciách. Nevedia, ktoré licencie skutočne používajú, ktoré sú nadbytočné a ktoré sú preťažené.

„Tento ‚neporiadok‘ nielenže predstavuje riziko pokút počas auditu, ale tiež bráni identifikácii nadbytočného softvéru s predajným potenciálom,“ varuje generálny riaditeľ spoločnosti Forscope. Pritom existujú špecializované nástroje na správu softvérových aktív.

Strach z komplexity procesu

Predaj softvéru sa môže zdať ako komplikovaný a náročný proces. V skutočnosti, ak má spoločnosť aspoň čiastočný prehľad, väčšinu práce vybaví špecializovaný broker. Šulák ubezpečuje:

Dá sa to prirovnať k obchodovaniu s akciami – nikto neobchoduje priamo, ale prostredníctvom brokera alebo burzy, aby sa celý proces zjednodušil. Broker predávajúcej strane presne povie, aké dokumenty sú potrebné, a vykoná podrobnú právnu due diligence, často na troch úrovniach, aby zabezpečil 100 % legalitu a správnosť dodaných licencií,

Praktické aspekty predaja a nákupu softvéru

Ďalším dôvodom, prečo spoločnosti nepredávajú „použitý“ softvér, je, že časť svojich licencií stále používajú a neuvedomujú si, že je možné predať len časť licenčného súboru. Túto možnosť podporujú aj rozhodnutia Európskeho súdneho dvora.

Spoločnosti, ktoré zvažujú nákup „second-hand“ softvéru, sa naopak často obávajú nákupu z viacerých zdrojov, alebo že by im broker mohol predať softvér zostavený z licencií pochádzajúcich z rôznych zdrojov. Na to sme sa spýtali aj pána Šuláka. Jeho odpoveď bola nasledovná:

Áno, ak kupujúci potrebuje veľký počet licencií (napr. 2 000), môžu pochádzať z dvoch alebo troch rôznych zdrojov. Pre kupujúceho to však nie je komplikácia. Broker zabezpečí, aby všetky informácie a licencie boli dostupné na jednom portáli. Vždy existuje len jeden inštalačný súbor (pretože softvér je rovnaký), a čo sa týka kľúčov hromadnej licencie, samotný Microsoft umožňuje použitie jedného kľúča pre všetky licencie, aj keď pochádzajú z viacerých zmlúv. Kupujúci dostane právnu dokumentáciu preukazujúcu legalitu zo všetkých zdrojov, ale to nekomplikuje správu IT – v prípade auditu jednoducho predloží viacero sád dokumentov.

Ako vidieť, predaj aj nákup sekundárneho softvéru skrýva značný potenciál. Mnohé spoločnosti majú v nevyužitých licenciách uložené milióny, zatiaľ čo iné by nákupom mohli milióny ušetriť. Keďže sme už použili toľko módnych výrazov na opísanie súčasných trendov, je ťažké neoznačiť tu opísaný proces ako recykláciu softvéru.

Máte po prečítaní tohto článku otázky? Zvažujete, či je pre vás lepšie používať softvér ako službu alebo vlastniť licencie? Sú tvrdenia pána Šuláka skutočne platné, alebo je niekde háčik? Čo hovoria právnici? A čo dodávatelia softvéru, ktorí nepochybne prichádzajú o časť svojich príjmov, keď sa nevyužité licencie vracajú do obehu? A čo bezpečnosť?

Na všetky tieto otázky – a mnoho ďalších, napríklad či sa skutočne končí možnosť bezpečného používania starnúceho systému Windows 10 a či neexistuje iná alternatíva ako migrácia na novú verziu – odpovieme v jednotlivých častiach nadväzujúceho seriálu. Stretnete sa s ním v Technickom týdeníku minimálne počas celého tohto roka.