Užite si luxus softvéru na mieru. Mohol by vám ušetriť značné množstvo peňazí

Stojí vás predplatné SaaS viac, než by malo? Zistite, ako môže vlastný softvér poháňaný AI znížiť IT náklady, eliminovať nepotrebné funkcie a poskytnúť vášmu podniku plnú kontrolu.

Dnes mnohé spoločnosti pravidelne platia za komplexné SaaS platformy na riadenie vzťahov so zákazníkmi, HR, účtovníctva, logistiky, interných operácií a mnohých ďalších každodenných obchodných procesov. Často si však neuvedomujú, že tieto služby by mohli byť prispôsobené presne ich vlastným potrebám – a to za zlomok nákladov štandardizovaných riešení, za ktoré v súčasnosti platia.

Čokoľvek dnes firmy potrebujú dosiahnuť s počítačmi a softvérom, zvyčajne je k dispozícii široká škála nástrojov – od jednoduchých aplikácií po komplexné IT ekosystémy. Medzi najpopulárnejšie a najrozšírenejšie riešenia patrí SaaS (Software as a Service), model, v ktorom spoločnosti platia priebežné predplatné za konkrétnu službu, typicky dodávanú prostredníctvom online prostredia.

Spočiatku sú nástroje SaaS veľmi atraktívne, pretože riešia bežné obchodné potreby. Postupom času sa však často prejavia ich obmedzenia. Najväčším problémom nie je samotný poplatok za predplatné, ale rastúci rozdiel medzi tým, za čo spoločnosti platia, a tým, čo skutočne používajú.

Toto je bežný vzorec v mnohých organizáciách. Spoločnosť si osvojí riešenie SaaS, pretože čoskoro však zistí, že platí za celú sadu funkcií, modulov a používateľských rolí, ktoré jej zamestnanci buď používajú len príležitostne, alebo ich nepoužívajú vôbec.

Napriek značným nákladom na predplatné sa mnohé dôležité činnosti stále odohrávajú mimo systému. Dáta sa naďalej udržiavajú v Exceli, schvaľovanie sa vybavuje e-mailom, správy sa zostavujú manuálne a kritické obchodné procesy závisia od zamestnancov, ktorí pracujú okolo aplikácie, a nie prostredníctvom nej.

V skutočnosti väčšina organizácií nespolieha len na jednu alebo dve SaaS aplikácie – často ich používajú desiatky. Nie sú to vždy strategické podnikové platformy ako ERP alebo veľké CRM systémy, ale skôr menšie nástroje na schvaľovanie, správu majetku, rezervácie miestností, reporting, záznamy o školeniach alebo interné pracovné postupy. Práve tu je často najväčší rozdiel medzi nákladmi na predplatné a skutočnou obchodnou hodnotou. Spoločnosti platia za tieto služby každý mesiac, zatiaľ čo zamestnanci využívajú len malú časť funkcií, ktoré ponúkajú.

V tom okamihu už nie je kľúčovou otázkou, či je možné vyjednať lepšiu cenu pri obnove predplatného. Dôležitejšie je zvážiť, či má stále zmysel naďalej platiť za systém, ktorý je rozsiahly, drahý a napriek tomu primerane neodráža spôsob, akým podnik skutočne funguje.

Jedným zo spôsobov, ako sa oslobodiť od tejto závislosti a používať len funkcie, ktoré podnik skutočne potrebuje, je investovať do riešenia na mieru. Vzostup umelej inteligencie vytvoril príležitosť prehodnotiť, či má väčší zmysel naďalej si prenajímať čoraz komplexnejšiu platformu SaaS, alebo investovať do aplikácie navrhnutej špecificky podľa vlastných požiadaviek spoločnosti. Zatiaľ čo softvér na mieru kedysi znamenal výrazne vyššie náklady, AI túto rovnicu zásadne zmenila.

Prostredníctvom partnerstva so spoločnosťou Shockworks teraz Forscope dodáva softvérové riešenia na mieru za zlomok nákladov porovnateľných produktov SaaS. Vývoj je urýchlený umelou inteligenciou, pričom zostáva pod prísnym dohľadom skúsených IT špecialistov, ktorí zabezpečujú bezpečnosť a integritu dát. Vďaka tomu sa vývoj softvéru na mieru stal pozoruhodne rýchlym a nákladovo efektívnym. Rovnako dôležité je, že zákazník vlastní licenciu namiesto toho, aby musel neustále obnovovať predplatné. Aj po zohľadnení nákladov na vývoj a priebežnú údržbu spoločnosti zvyčajne znížia svoje celkové výdavky na softvér o 70 – 80 % počas obdobia troch až piatich rokov.

Kedy má vlastné riešenie zmysel?

Najvhodnejší čas na otázku, či má stále strategický zmysel pokračovať v používaní konkrétneho riešenia SaaS, je, keď sa blíži obnova predplatného. Niekoľko varovných signálov môže naznačovať, že softvér už neposkytuje hodnotu, ktorú vaša organizácia očakáva:

– Vaša spoločnosť ročne minie tisíce eur na nástroj, ktorý v skutočnosti používa len hŕstka zamestnancov.

– Vaša organizácia používa menej ako polovicu dostupných funkcií.

– Často si hovoríte: „Keby nám to len umožnilo pridať túto jednu funkciu…“

– Časti procesu sú stále riadené mimo aplikácie.

– Za každého nového používateľa platíte dodatočný poplatok.

Ako sa vytvára softvér na mieru

Nič z toho neznamená, že každé riešenie SaaS je zlá voľba alebo by sa malo nahradiť. Málo zmyslu má nahrádzať softvér, ktorý je nákladovo efektívny, plne využívaný a naďalej spĺňa potreby organizácie.

Rovnako má vo všeobecnosti malý zmysel nahrádzať rozsiahle platformy ako Microsoft 365, Salesforce, SAP alebo iné podnikové ekosystémy, ktoré ponúkajú stovky funkcií a vyžadujú nepretržitý dlhodobý vývoj.

Skutočnou otázkou teda nie je, či nahradiť SaaS ako koncept, ale či

Konkrétne riešenie naďalej poskytuje dostatočnú hodnotu na to, aby odôvodnilo svoje náklady.

Pri navrhovaní riešenia na mieru nie je cieľom vybudovať úplne nový systém od základov alebo vytvoriť ďalšiu univerzálnu platformu. Namiesto toho sa existujúci nástroj rozdelí do troch jednoduchých kategórií:

– Čo je nevyhnutné a musí sa zachovať?

– Čo je zbytočné a môže sa odstrániť bez ovplyvnenia podnikania?

– Čo chýba a je potrebné pridať?

Tento prístup „Zachovať – Odstrániť – Pridať“ je obzvlášť efektívny, pretože vychádza zo softvéru, ktorý zamestnanci už poznajú a používajú. Základné funkcie a známe pracovné postupy zostávajú zachované, nepotrebné funkcie zmiznú a procesy, ktoré zamestnanci predtým riešili mimo systému, sa plne integrujú.

Výsledkom nie je menšia verzia podnikovej platformy, ale softvér postavený na vlastných procesoch organizácie namiesto toho, aby sa od zamestnancov vyžadovalo prispôsobenie sa preddefinovaným pracovným postupom.

V praxi organizácie zriedka nahrádzajú hlavné podnikové systémy. Namiesto toho najčastejšie nahrádzajú menšie interné aplikácie, ako sú systémy na schvaľovanie dokumentov, nástroje na správu majetku, systémy na rezerváciu zasadacích miestností alebo vozidiel, formuláre helpdesku, interné CRM aplikácie pre obchodné tímy, projektové dashboardy, nástroje na reporting, systémy na riadenie školení, jednoduché HR aplikácie alebo zákaznícke portály. Práve v týchto oblastiach je často najväčší rozdiel medzi nákladmi na predplatné SaaS a skutočnou obchodnou hodnotou.

Skutočné náklady sa merajú v čase

Najčastejším argumentom proti softvéru na mieru bola vždy domnienka, že vývoj aplikácie na mieru je neúmerne drahý. V skutočnosti spoločnosti často porovnávajú dve zásadne odlišné investície: jednorazové náklady na vývoj vlastnej aplikácie oproti len jednému ročnému predplatnému riešenia SaaS.

Poplatky za predplatné sú len súčasťou celkových nákladov, organizácie musia zvážiť aj dodatočné náklady, ktoré sa pri hodnotení riešení SaaS často prehliadajú. Patria sem licencie pre nových zamestnancov, integrácie, školenia, čas strávený obchádzaním systémových obmedzení a dodatočná práca, ktorú platforma SaaS ticho presúva na používateľov. Preto môže byť porovnávanie samotných poplatkov za predplatné zavádzajúce. Skutočné porovnanie by sa malo vždy zakladať na celkových prevádzkových nákladoch v priebehu času.

Skutočné úspory sa prejavia až pri porovnaní celkových nákladov na vlastníctvo (TCO) za päťročné obdobie.

Jeden projekt Forscope to dobre ilustruje. Zákazník platil za riešenie SaaS 60 000 EUR ročne. Za približne rovnakú sumu vyvinul Forscope aplikáciu na mieru ako jednorazovú investíciu. Priebežná prevádzka a údržba potom predstavovali len pätinu pôvodných ročných nákladov na predplatné. Počas piatich rokov by riešenie SaaS stálo zákazníka 300 000 EUR, zatiaľ čo riešenie na mieru stálo celkovo len 130 000 EUR.

Ďalší príklad pochádza od stredne veľkej spoločnosti, ktorá používa aplikáciu SaaS na správu interných požiadaviek. Ročné predplatné stálo približne 18 000 EUR, napriek tomu, že zamestnanci používali len asi tretinu dostupných funkcií. Schvaľovacie pracovné postupy sa stále spoliehali na e-mail, zatiaľ čo reporting sa pripravoval manuálne v Exceli.

Analýza odhalila, že organizácia potrebovala len obmedzenú sadu funkcií: niekoľko formulárov, schvaľovací pracovný postup, prehľad úloh a základné reportovanie. Riešením bola vlastná webová aplikácia navrhnutá špecificky podľa týchto požiadaviek.

Výsledkom bolo odstránenie opakujúcich sa licenčných poplatkov, zamestnanci už nemuseli prenášať dáta medzi viacerými systémami a spoločnosť získala softvér, ktorý sa mohol vyvíjať podľa jej vlastných obchodných potrieb. Taktiež sa odstránila opakujúca sa otázka, ktorí zamestnanci skutočne potrebujú prístup a či sa oplatí platiť za dodatočné používateľské licencie. Pretože sa licencia stala majetkom spoločnosti, prístup mohol byť poskytnutý komukoľvek bez dodatočných nákladov na predplatné.

Rýchly vývoj bez obvyklých obáv

Ďalším dôvodom, prečo sa spoločnosti tradične vyhýbali softvéru na mieru, je presvedčenie, že vývojové projekty trvajú príliš dlho a sú spojené so značným rizikom.

Nahradenie existujúcej aplikácie SaaS je však zásadne odlišné.

Vývoj nezačína od nuly. Súčasný systém už odhaľuje základné obchodné procesy, používateľské roly, dashboardy a dátové štruktúry. Rovnako dôležité je, že ukazuje, čo zamestnanci skutočne používajú, čo ignorujú a aké dodatočné funkcie potrebujú, ale v súčasnosti im chýbajú.

S vývojom asistovaným AI sa nárast rýchlosti dá prirovnať k nahradeniu ručnej píly motorovou pílou.

Podľa skúseností spoločností Forscope a Shockworks, akonáhle sú obchodné požiadavky správne zmapované, plne funkčné riešenie na mieru môže byť často dodané do troch mesiacov.

V dôsledku toho už výber vlastného riešenia nemusí byť vnímaný ako viacročný program digitálnej transformácie. V mnohých prípadoch ide jednoducho o pragmatickú náhradu jednej predimenzovanej aplikácie inou, ktorá je menšia, cielenejšia a lepšie zladená so skutočnými potrebami organizácie.

Čo je model SaaS?

Model predplatného (Software as a Service, alebo SaaS) sa stal populárnym z jednoduchého dôvodu: spoločnosti nemuseli robiť veľké počiatočné investície, softvér sa dal rýchlo nasadiť a dodávateľ bol zodpovedný za aktualizácie a priebežnú prevádzku. V dôsledku toho sa SaaS rýchlo stal preferovaným spôsobom podpory nespočetných obchodných procesov, od CRM a HR po reporting a schvaľovacie pracovné postupy.

Čo sa však spočiatku javí ako jednoduchý a efektívny prevádzkový model, sa po niekoľkých rokoch často zmení na výdavok, ktorý nikto aktívne neriadi. Náklady sa zvyšujú s každým ďalším používateľom, každým ďalším modulom, každou vyššou úrovňou predplatného a každou obnovou zmluvy. Tieto nárasty však zriedka priťahujú veľkú pozornosť, pretože neprichádzajú ako jedna veľká investícia, ale skôr ako opakujúce sa platby, ktoré sa postupne stávajú súčasťou bežných výdavkov spoločnosti.